Overzicht (0.0.P1)

Het TenStep Project Management Proces (“TenStep proces” of “TenStep”) beschrijft hoe projecten proactief te plannen en managen. Hierbij nemen we aan dat er een project is om uit te voeren. Ieder organisatie heeft processen om projecten te identificeren en goed te keuren. Dit proces heeft meestal de volgende karakteristieken:

  • Een manier om alle mogelijke projecten te identificeren die kunnen worden opgestart.
  • Een trechtervormig proces alle mogelijke projecten te beperken naar een kleiner aantal die de meeste waarde hebben en het best zijn afgestemd op de organisatie doelstellingen en strategieën.
  • Een manier om de kosten en baten te documenteren zodat het project kan worden vergeleken met andere projecten. Dit document wordt in het algemeen de Business Case genoemd.
  • Identificatie van een minimale set van highlevel informatie die nodig is om de definitieve goedkeuring van het project te krijgen.

Het hierboven beschreven proces is onderdeel van portfolio management. Het wordt gebruikt om de voorlopige goedkeuring voor een project te krijgen. Er kan echter vertraging zitten tussen het moment dat een project in eerste instantie is goedgekeurd, en met moment dat het project daadwerkelijk start. Daarom zijn er, wanneer een project kan beginnen, een aantal items die moeten worden gevalideerd dat het project startklaar is. Deze items worden aangeduid als initiatie.

Initiatie voor Kleine Projecten (0.0.P2)

Dit initiële proces is niet nodig voor kleine projecten.

Initiatie voor Middelgrote Projecten (0.0.P3)

Dit initiatie proces is optioneel voor middelgroet projecten. Als het project de neiging naar groot heeft, dan kun je overwegen het initiatie proces voor grote projecten door te lopen. Anders kan het proces overgeslagen worden.

Initiatie voor Grote Projecten (0.0.P4)

Grote projecten hebben een formeel initiatie proces nodig voordat het project start. Dit proces kan heel snel snel zijn of kan enige tijd in beslag nemen afhankelijk van in hoeverre de opdrachtgever (sponsor) en organisatie klaar zijn om het project uit te gaan voeren. Het noodzakelijke initiatie werk bestaat uit de volgende elementen:

  • Valideren van de Business Case
    Het is mogelijk dat omstandigheden veranderd zijn sinds de voorlopige goedkeuring van het project. De Business Case moet gevalideerd worden om vast te stellen dat het project nog steeds waardevol is om uit te voeren en dat de prioriteit nog steeds hoger is dan de verzameling van projecten die nog niet gestart zijn. Het feit dat een project een voorlopige goedkeuring krijgt, betekent niet dat het automatisch in uitvoering gaat.
  • Identificeren van de formele opdrachtgever (sponsor)
    De initiële opdrachtgever was waarschijnlijk degene die geholpen heeft de Business Case op te stellen en was de persoon die voor het initiële budget zorgde. Nu het project klaar is om te starten, moet het opdrachtgeverschap worden gevalideerd. Het is mogelijk dat het management team veranderd is en dat er een nieuwe opdrachtgever moet worden geïdentificeerd. Het is ook mogelijk dat de oorspronkelijke opdrachtgever op een te hoog niveau in de organisatie zit om de rol van “actieve” opdrachtgever goed te vervullen voor het project. In dat geval kan de oorspronkelijke opdrachtgever de rol van Executive Sponsor op zich nemen en de details delegeren naar een meer operationeel, tactisch opdrachtgever, de gedelegeerd opdrachtgever.
  • Toewijzen van de project manager
    De project manager is degene die het project leidt in het meer gedetailleerde planning proces, en vervolgens de uitvoering van het project managet. De project manager moet zijn toegewezen op dit moment.
  • Identificeren van belanghebbenden (stakeholders)
    Zodra het project geïnitieerd is, is het belangrijk goed zicht te krijgen op de verschillende belanghebbenden en deze te managen. Meer informatie hierover kun je lezen in 0.0.1 Identificeer Stakeholders.

Het project door het initiatie proces krijgen is geen garantie dat het project ook daadwerkelijk zal worden uitgevoerd. Als het project goedgekeurd blijft na initiatie, zal het vervolgens een meer gedetaileerde planning fase in gaan om het werk te definiëren en de planning en het budget in meer detail uit te werken.