Project Afsluiting (90.0.P1)

Net zoals het belangrijk is het project formeel te starten, is het ook belangrijk om het project succesvol sluiten. De waarde van het hebben van een geplande projectafsluiting, is het delen en beschikbaar stellen van alle informatie en ervaring die is opgedaan gedurende het hele project. Als de oplossing wordt geïmplementeerd en het team wordt onmiddellijk ontbonden, ben je geen kans om losse eindjes af te ronden, medewerkers evaluatie gesprekken te voeren, leerpunten te documenteren of ervoor zorgen dat de relevante producten worden overgedragen aan de business. Natuurlijk kan een project ook niet succesvol eindigen. Zelfs in dat geval, zijn er nog belangrijke lessen, team evaluaties en andere wrapup activiteiten relevant om het beste eruit te halen en leren van de project ervaringen.

Denk tijdens het maken van het project tijdplan na over de activiteiten die moeten worden uitgevoerd om het project netjes en adequaat te sluiten. Deze activiteiten omvatten:

  • Project afsluiting bijeenkomst. Een bijeenkomst moet worden gehouden met het projectteam, de opdrachtgever (sponsor) en de relevante belanghebbenden om het project formeel af te sluiten. Tijdens deze bijeenkomst komen onder meer aan de orde, een samenvatting van het project, het documenteren van zaken die goed en fout zijn gegaan en sterke en zwakke punten van het project en de project management processen, en de resterende stappen die nodig zijn om het project te beëindigen. Technieken of processen die bijzonder goed hebben gewerkt, of bijzonder slecht, worden geïdentificeerd als de belangrijkste lessen van het project. Als uw organisatie een bepaalde manier heeft waarop de belangrijkste lessen beschikbaar worden gesteld, dan moeten ze worden verzonden naar de betrokken medewerkers van uw organisatie. Belangrijke ervaringen die consequent goed lijken te werken op vele projecten, kunnen worden opgetrokken naar het niveau van een ‘best practice’ en worden gebruikt voor alle soortgelijke projecten.
    Een agenda voor de afsluiting bijeenkomst moet zich richten op wat het project zou moeten bereiken en wat het project daadwerkelijk heeft gerealiseerd. De discussie moet leiden tot een reeks belangrijke lessen die beschrijven wat er goed ging en wat niet werkte. De agenda kan als volgt zijn:

    • Bespreek het doel van de bijeenkomst
    • Ontwikkel basisregels (optioneel)
    • Maak een lijst wat het project zou moeten bereiken
    • Beschrijf wat het project daadwerkelijk heeft gerealiseerd
    • Bespreek het waarom” van eventuele verschillen tussen “zou moeten” en “is gerealiseerd”
    • Bereik overeenstemming over de geleerde lessen voor toekomstige projecten
    • Maak een lijst en documenteer eventuele resterende werkzaamheden die nodig zijn om het project te sluiten.

 

  • Verklaar succes of falen. Soms is het duidelijk dat het project volledig succesvol was en in andere gevallen het project is een totale mislukking. In veel gevallen zijn er gemengde resultaten. Zo kunnen de belangrijkste resultaten zijn bereikt, maar was het project over budget. Of, het projectteam heeft op tijd en binnen budget opgeleverd, maar de oplossing voldeed slechts aan 80% van de business vereisten. De sleutel tot het verklaren van succes is om vooraf te definiëren wat de succes criteria zijn. Als er een akkoord wordt bereikt met de opdrachtgever (sponsor) en de betrokken functionele manager over wat succes betekent, kan het projectteam worden getoetst aan deze criteria. Het projectteam moet zich eerst evalueren tegen deze criteria, en doet dan een aanbeveling aan de opdrachtgever (sponsor) ter validatie.
  • Overdracht van de oplossing naar de business (indien van toepassing). Als de oplossing buiten het project zal voortblijven te bestaan​​, moet deze worden overgedragen aan het juiste organisatie onderdeel. De overdracht omvat kennisoverdracht aan het team, voltooiing en de overdracht van alle documentatie, overdracht van de lijst van de resterende werkzaamheden, etc.
  • Overdracht van project bestanden (indien van toepassing). Een discussie moet plaatsvinden met de ontvangende organisatie om te bepalen welke project en projectmanagement materialen opgedaan tijdens het project moet worden overgedragen. Op basis van deze overeenkomst, kan een deel van het project materiaal worden verwijderd of vernietigd, gebackupt, gearchiveerd, etc. De dossiers en documenten die nodig zijn voor de organisatie moeten worden overgedragen zodat ze worden kunnen bewaard.
  • Functioneringsgesprekken. Als het project aanzienlijk was, kan het passend zijn om functioneringsgesprekken te voeren nadat het project is voltooid. In dit geval, evalueren de manager van de projectmanager en het project opdrachtgever (sponsor) de projectmanager. De projectmanager beoordeelt het hele team of in ieder geval de direct reports (en de directe reports beoordelen directe ondergeschikten, totdat iedereen is bereikt). Soms wordt het team als geheel beoordeeld en vervolgens kunnen teamleden gebruik maken van de team beoordeling als input in een persoonlijk functioneringsgesprek. In andere gevallen, kunnen de teamleden individuele beoordelingen krijgen op basis van alleen hun eigen bijdragen. Er moet echter wel een bepaalde koppeling zijn tussen het team en de individuele prestaties. Het is vreemd, dat een project mislukt is, maar alle teamleden krijgen beoordelingen waarin staat dat zij het uitstekend deden.
  • Toewijzen van resterende projectteam leden. Eventuele resterende teamleden moeten worden toegewezen als alle afrondende activiteiten zijn voltooid. Voor sommige mensen kan dit betekenen dat ze op volledig nieuwe projecten gaan werken. Voor contractanten kan dit het einde van hun opdracht betekenen. Voor part-timers, kan het een terugkeer naar hun andere full-time rol betekenen.

Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om het project afsluiting activiteiten op te nemen in de projectplanning. Deze moeten worden gezien als essentiële onderdelen van het project, niet een bijzaak als het team wordt ontbonden. Het project wordt niet beschouwd als volledig afgerond, zolang de afsluiting activiteiten nog worden uitgevoerd

Afsluiten van Contracten (90.0.P2)

Je project kan gebruik gemaakt hebben van leveranciers voor mensen, apparatuur, software, artikelen, etc. Over het algemeen moeten deze projectspecifieke contracten worden gesloten als onderdeel van beëindiging van het project. Natuurlijk, sommige contracten zijn breder dan het project en deze zullen open blijven. U kunt een open contract met een adviesbureau hebben, bijvoorbeeld, en je kan een Statement of Work hebben geopend voor de specifieke diensten op jouw project. In dat geval zal het algemene contract open blijven, maar de specifieke Statement of Work zal worden gesloten. Het is ook zeer waarschijnlijk dat alle facturen nog niet zijn betaald (of zelfs niet verstuurd) wanneer het project officieel eindigt. Toch is de projectmanager of de betrokken contract beheerder verantwoordelijk voor het sluiten van deze projectspecifieke contracten nadat alle openstaande rekeningen zijn betaald.

Contract afsluiting houdt in het verifiëren dat het werk gedaan is en de actualisering van alle contractuele documenten. Contract verslagen zijn erg belangrijk en bevatten het contract zelf en andere relevante documentatie, zoals voortgangsrapportages, financiële administratie, facturen en betalingsbewijzen. Deze worden vaak in een contract map bewaard die onderdeel is van de volledige project documentatie. Aanbestedingsstukken zijn ook belangrijk voor het geval er een aanbesteding accountantscontrole wordt gestart. Een dergelijke audit is een gestructureerde beoordeling van het inkoopproces van planning tot en met het contract.